En tant que massothérapeute, les annulations de dernière minute et les rendez-vous manqués sont un obstacle majeur à surmonter. Juste quelques plages horaires vides ici et là peuvent coûter cher à la longue.
En l’occurrence, seulement 5 rendez-vous annulés par semaine peuvent entraîner une perte de près de 15 000 $ de revenus au cours d’une année (basé sur coût moyen de 55 $ pour un massage de 60 minutes).
Heureusement, quelques petits changements à votre routine quotidienne vous aideront à éviter les opportunités d’affaires manquées et à gagner plus d’argent en tant que massothérapeute.
1. Développer une politique d’annulation claire
Il est fréquent pour les professionnels de la santé d’avoir une politique d’annulation. La plupart du temps, un pourcentage prédéterminé des frais sont facturés au client en cas de rendez-vous manqué ou s’il y a annulation à l’intérieur de la période de préavis minimum (souvent 24 ou 48 heures).
On y décrit également les conséquences d’un retard important. Typiquement, la durée du massage est en fait réduite afin de ne pas empiéter sur le massage du prochain client.
Ceci dit, cette politique est souvent mal ou peu communiquée. Une communication claire et répétée de votre politique est nécessaire pour sensibiliser les clients à l’importance de respecter leur rendez-vous.
Vous pouvez communiquer votre politique d’annulation à l’aide d’une affiche sur votre lieu de travail, sur votre site Web ou même dans vos courriels de confirmation de rendez-vous, s’il y a lieu.
2. Confirmer, Confirmer, Confirmer
Confirmer ses rendez-vous est une façon simple et efficace de réduire le nombre de rendez-vous manqués.
Soyez proactifs ! Planifiez une pause obligatoire de 15 minutes le matin et une autre dans l’après-midi pour confirmer vos rendez-vous du lendemain. Cette tâche doit être une priorité. Si vous ne planifiez pas un moment à l’agenda, vous risquez de toujours manquer de temps.
Si vous n’êtes pas « fan » du téléphone, pourquoi ne pas essayer un courriel ou un texto ? Certains massothérapeutes utilisent également les messages privés sur Facebook. Tous les moyens sont bons pour rejoindre votre client en fonction de ses préférences de communication.
Si vous recherchez une option de gain de temps, essayez une application qui vous permet de préprogrammer des courriels, ou un logiciel de gestion de rendez-vous qui envoie des courriels et/ou texto de rappels automatisés.
3. Maintenir une liste d’attente à jour
Bien qu’il ne soit pas toujours possible d’éviter les annulations, le processus de confirmation des rendez-vous vous permettra de découvrir plus rapidement si un client ne peut plus se présenter à son massage. Vous aurez donc plus de temps pour combler la plage horaire vide.
C’est pour cette raison qu’il est important de maintenir une liste d’attente à jour incluant le nom et les coordonnées du client en attente pour un rendez-vous, ainsi que leurs préférences de date et d’heure.
Le travail de gestion de liste d’attente peut également être allégé avec un logiciel comme Datedechoix.com qui permet aux clients de s’inscrire à la liste d’attente en ligne et de recevoir des notifications automatiquement lorsqu’une plage horaire se libère.
4. Offrez une promotion pour combler les créneaux horaires vides
Si vous êtes vraiment mal pris et n’avez pas réussi à combler le trou à l’agenda, pourquoi ne pas offrir une promotion ? L’idée d’offrir vos services au rabais ne vous semble peut-être pas être une option attrayante. Mais c’est certainement mieux que rien, surtout si vous êtes déjà au travail.
Vous pouvez aussi maintenir une liste de clients avec des horaires flexibles qui seraient intéressés par les rendez-vous de dernière minute, ou tout simplement essayer de publier l’heure du rendez-vous avec un tarif promotionnel sur Facebook.
Les rendez-vous manqués et annulations de dernière minute peuvent coûter cher. Mais ces initiatives vous aideront à être mieux préparé et à réagir rapidement pour réduire la perte de revenu.
Cet article a été écrit par notre partenaire, Date de Choix.
Dominic Iafigliola est le fondateur de Datedechoix.com, partenaire de l’Académie de Massage scientifique. Depuis 2009, il aide les massothérapeutes et autres professionnels dans le domaine de la santé et mieux-être à optimiser le processus de prise de rendez-vous, la tenue de dossiers et la gestion de la clientèle grâce à la technologie.